JIMMY BITTON PRODUCTIONS (JB Prod) (ci-après la « Société » ou « nous ») accompagne des entreprises prestigieuses (« Clients ») dans l’organisation et la mise en œuvre de leurs événements : séminaires, soirées de gala, conventions, tournages, animations.

Dans le cadre de son activité, notre Société est amenée à collecter et traiter des données personnelles.

Notre Société apporte la plus grande importance et le plus grand soin à la gestion et à la protection des données à caractère personnel, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit « RGPD » (ci-après, « RGPD »).

Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous informer de la manière dont notre Société collecte, utilise, et traite vos données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), en tant que Client, collaborateurs des Clients participants à l’évènement, prospect, fournisseur, utilisateur de notre site Internet ou candidat, ainsi que des droits dont vous pouvez vous prévaloir et la façon de les mettre en œuvre.

1. IDENTITE DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Aux fins de la législation européenne applicable en matière de protection des données y compris, mais sans s’y limiter, le règlement (UE) 2016/679 ou le RGPD, le responsable de vos données personnelles en tant que responsable du traitement est :

JIMMY BITTON PRODUCTIONS (JB Prod)
20 avenue Victor Hugo
75116 Paris
Tél : 01 40 68 71 76

Coordonnées de notre référent RGPD : RGPD@jbprod.net

2. MODIFICATION ET MISE A JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Politique mise à jour le 01.07.2022. Notre Société peut adapter la politique de confidentialité à tout moment, par exemple dans le cadre de changements apportés à ses services ou à la législation applicable. Il est donc important de lire régulièrement la présente politique de confidentialité. La dernière version de la politique de confidentialité prévaut sur les versions antérieures. Dans la mesure du possible, nous vous informerons personnellement en cas de changements importants et vous demanderons votre consentement si nécessaire.

3. PERSONNES CONCERNEES ET DONNEES PERSONNELLES TRAITEES

Nous recueillons les données personnelles de toute personne physique en relation avec notre Société.

Les personnes concernées sont :

• Nos Clients, leurs collaborateurs participants à un évènement ;
• Nos prospects, ou toute personne qui nous contacte pour nos services ;
• Tout candidat à l’embauche au sein de notre Société ;
• Tous nos fournisseurs, nos sous-traitants ou partenaires ainsi que leurs collaborateurs ;
• Tous nos utilisateurs de notre site Internet.

Nous pouvons collecter des données à caractère personnel de manière directe :

• Auprès de vous en tant que Clients, collaborateurs de nos Clients participant à un événement, fournisseurs, candidat, utilisateur de notre site internet lorsque vous nous transmettez des informations dans le cadre de services fournis ou à fournir par notre Société au travers de tout moyen ;
• Au travers de notre site Internet,
• Lorsque vous visitez notre site web, nous pouvons recueillir des informations techniques, notamment l’adresse de protocole internet (IP) utilisée pour connecter votre ordinateur à internet, vos informations de connexion, le type et la version de votre navigateur, le réglage du fuseau horaire, les types et versions des plug-ins de votre navigateur, le système d’exploitation et la plate-forme, les cookies de session ;

 Nous pouvons collecter des données à caractère personnel de manière indirecte :

• Par le biais de nos Clients (dans ce cas, le Client doit s’assurer qu’il a obtenu le consentement des participants à un événement en vue de l’utilisation de leurs données personnelles et que les participants aux événements soient informés de notre politique de confidentialité).

 Les catégories de données que nous traitons sont :

• Les données relatives à l’identification des personnes : état civil, nom, prénom ;
• Les données relatives au voyage : carte d’identité ou passeport, visa, préférences alimentaires, préférences d’hébergement ;
• Les données de coordonnées : numéro de téléphone, adresse, e-mail ;
• Les enregistrements visuels ou sonores réalisés lors de l’événement (vidéo, photo, audio…) AVEC VOTRE CONSENTEMENT ;
• Les données relatives au suivi de la relation Client ou fournisseur ;
• Les données de paiement ;
• Les données relatives à la sélection de candidats : diplômes, parcours professionnel, emploi recherché, etc.

4. BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Nous utilisons vos données personnelles dans un but précis et sur la base de motifs juridiques spécifiques tels que :

• Intérêts légitimes : notre Société peut traiter vos données chaque fois que cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par notre Société ou par un tiers, sauf si ces intérêts dérogent aux intérêts ou droits ou libertés fondamentales, qui exigent la protection des données personnelles.
• Consentement : Dans certaines circonstances, et avant tout traitement des données personnelles, notre Société cherche à obtenir votre consentement libre et éclairé. Notre Société s’abstient de procéder au traitement des données personnelles avant l’obtention de votre consentement. Votre consentement pourra néanmoins être retiré à tout moment en vous adressant à notre référent à la protection des données personnelles dont les coordonnées sont précisées ci-après. Votre consentement est requis lorsque nous utilisons des « cookies » et d’autres outils comparables (renvoyer à la Politique de Cookies)
• Exécution de notre contrat : Dans certains cas, nous devrons traiter vos données à caractère personnel afin d’exécuter les obligations découlant de notre contrat ou afin d’entreprendre les démarches nécessaires à la conclusion d’un contrat.
• Respect des obligations légales : Le traitement de vos données personnelles peut également être nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle notre Société est soumise.

5. UTILISATION ET FINALITES DES DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES

Vos données personnelles sont principalement utilisées :

 Pour pouvoir vous identifier, vous contacter, répondre à vos demandes;

• Pour conclure et exécuter un contrat : entrer en relation commerciale avec un fournisseur, partenaire ou Client ou exécuter nos obligations contractuelles ;
• Pour organiser vos événements :
  • Effectuer des réservations de voyage et assurer la bonne exécution des prestations de voyages.;
  • Effectuer des réservations d’hôtels, de salles ou de restaurants pour les événements ;
  • Organiser des salons professionnels, conventions ;
  • Mettre en place des animations : jeux concours, vidéo…
• Pour gérer votre candidature pour travailler ou collaborer avec notre Société
• Pour atteindre d’autres objectifs :
• Respect des obligations légales : nous conformer aux exigences légales et réglementaires ;
• Paiement de nos fournisseurs : nous avons recours à différents fournisseurs et prestataires de services et traitons donc des données personnelles dans le cadre des relations avec ces derniers ;
• Paiement par nos clients de nos services : nous traitons des données personnelles pour gérer la facturation et le paiement de nos services auprès de nos clients ;
• Exploitation du site Internet : les cookies permettent de nous assurer de la qualité du site et de son bon fonctionnement. (Renvoyer à la Politique de Cookies)

6. DESTINATAIRES DE DONNEES PERSONNELLES

Seules les données nécessaires à la finalité poursuivie sont traitées. Nous n’offrons pas ni ne vendons vos données à caractère personnel à d’autres entreprises à des fins de prospection commerciale.

Dans certains cas, vos données à caractère personnel peuvent être communiquées aux destinataires suivants : prestataires informatiques, prestataires de voyage dans le pays d’origine ou dans le pays de destination (services de transports, compagnies aériennes, hôtels, systèmes informatiques de réservation…), prestataire de location de lieux (salle, restaurant…), autorités gouvernementales si nécessaire, dans le cadre du respect d’obligations légales

Nous ne transférons pas vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne sauf si l’événement est réalisé dans un pays situé hors de l’Union Européenne et que sa bonne exécution nécessite de transférer les données personnelles à un prestataire local établi hors de l’Union européenne. Dans ce cas, notre Société s’assure que ce prestataire prenne les mesures de protection appropriées et adéquates.

7. DUREES DE CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES

Nous conservons vos données à caractère personnel pour une durée qui n’excède pas celle strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été traitées ou pour une durée supérieure dans certains cas si une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une obligation légale, contractuelle, fiscale ou sociale ou pour la défense de nos intérêts.

Pour les besoins du présent paragraphe, il convient de préciser :

• La conservation en base active désigne la durée strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles les données à caractère personnel ont été traitées. Les données personnelles sont alors accessibles par les services chargés de la mise en œuvre du traitement (traitement de votre demande, traitement de votre événement, traitement de votre candidature, relation contractuelle avec les clients et les fournisseurs…),
• La conservation en base archive désigne la durée pendant laquelle les données à caractère personnel ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé mais présentent un intérêt administratif pour notre Société dans l’éventualité d’un litige ou doivent être conservées pour respecter une obligation légale. Les données pourront alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par les personnes spécifiquement habilitées.
• Au terme de la période de conservation en base archive, les données à caractère personnel sont détruites de façon sécurisée.

Nos principales durées de conservation sont les suivantes :

• Vos données à caractère personnel en tant que prospect sont conservées pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter du dernier contact en l’absence de transformation en client.
• Vos données à caractère personnel en tant que client ou fournisseur sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale en base active et sont conservées en base archive pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la fin du contrat pour la défense de nos intérêts en cas de litige / contentieux.
• Vos données à caractère personnel en tant que participants à un événement sont conservées en base active le temps de l’organisation et mise en œuvre de l’événement et en base archive pendant une durée de trois (3) ans.
• Certains documents peuvent être conservés pendant une durée plus longue comme par exemple les factures et autres documents comptables qui peuvent être conservés pendant dix (10) ans en base active ou plus en base archive en vertu d’une obligation légale, fiscale ou sociale.
• Si vous nous contactez dans le cadre d’une candidature pour rejoindre notre Société, nous conservons vos données à caractère personnel durant six (6) mois en base active sauf si vous acceptez que les données soient conservées plus longtemps, dans ce cas nous les conservons pendant deux (2) ans au maximum.
• Les données relatives aux « cookies » sont conservées pour une durée qui n’excède pas treize (13) mois à compter de leur placement sur le terminal de l’Utilisateur. (renvoyer à la Politique de Cookies)

8. PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Notre Société met en œuvre une variété de mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnel, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles et notamment empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Les données à caractère personnel traitées par notre Société sont conservées dans un environnement sécurisé situé au sein de l’Union européenne. Tous les collaborateurs de la Société et nos partenaires sont obligés légalement, statutairement ou contractuellement de garantir le caractère confidentiel de vos données à caractère personnel.

Nous nous efforçons de protéger vos données personnelles en sécurisant au mieux leur traitement dans le cadre de nos systèmes d’information, de nos procédures en sensibilisant ou formant nos collaborateurs.

Notre Société s’engage à notifier à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) tout incident relatif à la violation de vos données personnelles dans un délai de soixante-douze (72) heures et à le résoudre dans un délai raisonnable. Dans l’hypothèse où une telle violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous communiquerons les informations relatives à cette violation, telles que prévu par l’article 34 du RGPD.

9. DROIT DES PERSONNES ET EXERCICE DE VOS DROITS

Conformément à la réglementation applicable en matière de données personnelles, vous bénéficiez et pouvez exercer les droits suivants auprès de notre Société :

• Le droit d’être informé: Vous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes, compréhensibles et aisément accessibles sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et sur vos droits (décrit dans la présente Politique de Confidentialité).

• Le droit d’accès et copie : Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, obtenir l’accès et/ou une copie de ces données

• Le droit de rectification : Vous avez le droit d’exiger que vos données à caractère personnel soient rectifiées si elles sont inexactes ou périmées et/ou incomplètes ou non pertinentes
• Le droit à l’effacement/droit à l’oubli: Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement ou la suppression de vos données à caractère personnel. Ceci n’est pas un droit absolu, dans la mesure où nous pouvons être contraints de conserver vos données à caractère personnel pour des motifs légaux, d’intérêts publics ou légitimes.
• Le droit de s’opposer à la prospection commerciale, y compris à un profilage: Vous pouvez vous opposer à la réception de nos messages de prospection commerciale à tout moment.
• Le droit de retirer son consentement à tout moment pour un traitement de données fondé sur le consentement : Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données si ce traitement est fondé sur le consentement.
• Le droit de s’opposer au traitement des données basé sur l’intérêt légitime: Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données lorsque le traitement est basé sur l’un de nos intérêts légitimes sous réserve d’un motif légitime et impérieux que notre Société pourrait faire valoir ou d’une nécessité liée à l’exercice d’une action judiciaire.
• Le droit à la portabilité des données: Pour les traitements fondés sur le consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous, vous avez la possibilité de recevoir vos données personnelles que vous nous avez communiquées sous format électronique ou de demander le transfert à un tiers.
• Le droit à la limitation du traitement: Dans certains cas, énumérés à l’article 18 du RGPD, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles.
• Le droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès: Vous disposez également du droit de définir des directives générales et particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication après votre décès de vos données personnelles traitées par notre Société, conformément aux dispositions législatives et réglementaires applicables.
• Le droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL): En cas de violation de vos droits, vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation relative aux traitements de vos données personnelles auprès de la CNIL via son site Internet www.cnil.fr https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles ou par courrier– 3 place de Fontenoy 75007 Paris.

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment ou poser toute question relative au traitement de vos données personnelles en contactant notre service dédié aux adresses suivantes :

Par courrier

JIMMY BITTON PRODUCTIONS (JB Prod)
20 avenue Victor Hugo
75116 Paris
Par mail :

RGPD@jbprod.net

Vous devez être précis dans votre demande afin que celle-ci puisse être traitée de manière concrète et correcte. En cas de « doute raisonnable » sur votre identité (par exemple en cas de demande formulée via une adresse électronique inconnue), et afin de prévenir des usurpations d’identité ou des risques d’homonymie, notre Société pourra valablement solliciter la communication d’une preuve de votre identité.

Notre Société dispose d’un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande pour y répondre, sous réserve du bien-fondé de la demande et de son caractère non manifestement excessif.

Dans le cadre de l’exercice de vos droits, notre Société traite vos données personnelles afin de répondre à votre demande. Vos données personnelles sont alors conservées pendant une durée de cinq (5) années à l’exception de la copie de votre carte d’identité, si celle-ci a été communiquée. Dans ce cas, la copie de votre carte d’identité sera conservée pendant une durée d’un (1) an en cas d’exercice de vos droits à l’accès et trois (3) ans en cas d’exercice de vos droits d’opposition ou de suppression.